Einsatzmöglichkeiten von Legal Tech im Unternehmen
Digitalisierungsvorteile
Legal Tech unterstützt Unternehmen dabei, die Digitalisierung von Papier-gebundenen Verträgen umzusetzen. Insbesondere hält Legal Tech die Möglichkeit bereit, Verträge digital zu unterzeichnen. Das gilt jedoch nur für solche Verträge, für die das Gesetz keine Schriftform als Wirksamkeitsvoraussetzung vorsieht. Dennoch trägt die Nutzung von Legal Tech damit insgesamt zur Nachhaltigkeit bei.
Hinweis: Legal Tech bietet insgesamt gesehen vielfache Möglichkeiten, die Vertragserstellung und -verhandlung zu optimieren, Unternehmen bei der Digitalisierung voranzubringen und damit Zeit und Kosten einzusparen.
Kollaboratives Arbeiten und Tracking
Legal Tech bietet insbesondere eine Vielzahl von Erleichterungen im Zusammenhang mit dem Abschluss, der Verwaltung und auch der Beendigung von Verträgen. So können durch die Nutzung von Legal Tech rechtliche Dokumente (wie z.B. Arbeitsverträge, Zielvereinbarungen und Verschwiegenheitserklärungen) kollaborativ erstellt, verhandelt, digital signiert, datengetrieben analysiert und organisationsübergreifend bereitgestellt werden. Somit können z.B. Gehaltsstrukturen, Zielvereinbarungen und Firmenwagen einfach und übersichtlich überwacht werden (sog. Tracking).
Hinweis: Zudem werden Nutzer von Legal Tech automatisch an Laufzeiten und Kündigungsfristen erinnert.
Schnelle Erstellung von Verträgen
Mit Legal Tech können Rechts- und Personalabteilungen einen Legal Hub (zu verstehen als Online-Arbeitsbereich Recht) aus automatisierten Prozessen nutzen und einheitliche Formulare auf Abruf zur Verfügung stellen. So kann beispielsweise durch die Beantwortung eines leicht verständlichen Fragenkatalogs innerhalb von wenigen Minuten ein im jeweiligen Corporate Design perfekt formatierter Vertragsentwurf mit allen individuellen Inhalten und Varianten erstellt werden. Große „Zeitfresser“ bei der Abstimmung einzelner Parameter mit dem Vertragspartner sind bisher oftmals rein administrative Tätigkeiten und eine ineffiziente Dokumentenbearbeitung.
Hinweis: Durch die Möglichkeit, Verträge zwischen den Parteien in Echtzeit auf einer Online-Plattform aushandeln und abstimmen zu können, wird eine attraktive und effiziente Alternative zu dem bisher üblichen wechselseitigen Übersenden von überbearbeiteten Word-Dokumenten im Markup-Modus und im Umlaufverfahren geboten.
Aktualisierung von Verträgen
Die Aktualität und damit eine höhere Rechtssicherheit der verwendeten Formularverträge wird dadurch ermöglicht, dass einzelne Klauseln nur einmal (z.B. an geänderte Gesetze oder sich wandelnde Rechtsprechung) angepasst werden müssen. Durch „Streamlining“ lassen sich anschließend sämtliche Formulare mit den gewünschten Änderungen automatisch optimieren.
Empfehlung: Im Rahmen von Legal Tech wird eine intelligente Kommunikation über einen digitalen Legal Hub möglich. Das ermöglicht eine deutlich effizientere Arbeit bei der Erstellung rechtlicher Dokumente und deren Verwaltung. Insbesondere entfällt das oftmals zeitintensive und unübersichtliche Einpflegen neuer Klauseln und Textbausteine in eine Vielzahl von Einzeldokumenten.