Sachzuwendungen als Instrument der Mitarbeiterbindung
Lohnsteuerliche Behandlung
Prinzipiell gilt, dass jede durch das Arbeitsverhältnis veranlasste Zuwendung als Arbeitslohn anzusetzen ist; dies gilt auch für Geschenke – davon ausgenommen sind Aufmerksamkeiten.
60-€-Freigrenze für Aufmerksamkeiten
Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern zu einem persönlichen Anlass Aufmerksamkeiten bis zu 60 € brutto zukommen lassen. Aufmerksamkeiten sind Sachzuwendungen des Arbeitgebers von geringem Wert (Blumen, Buch, CD/DVD), die dem Arbeitnehmer oder einem in seinem Haushalt lebenden Angehörigen i.S. des § 15 AO anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses im privaten Bereich (z.B. Geburtstag, Hochzeit oder Geburt eines Kindes) oder beruflichen Bereich (z.B. Jubiläum, bestandene Prüfung) gegeben werden. Aufmerksamkeiten sind steuer- und beitragsfrei, wenn der Wert der Sachzuwendung 60 € einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigt.
Beispiel 1: Der Arbeitgeber schenkt seiner Sekretärin zum Geburtstag im April 2023 einen Blumenstrauß im Wert von 30 €.
Es handelt sich um eine steuer- und beitragsfreie Aufmerksamkeit, da der Wert dieser Sachzuwendung 60 € nicht übersteigt.
Anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses kann die Freigrenze von 60 € für Aufmerksamkeiten einmal genutzt werden, nicht jedoch mehrfach für den Arbeitnehmer und dessen Angehörige.
Beispiel 2: Anlässlich der Geburt eines Kindes kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer, dessen Ehegatten oder dem Kind eine Sachzuwendung bis 60 € zukommen lassen. Es ist nicht möglich, die Freigrenze für Aufmerksamkeiten i.H. von 60 € für Sachzuwendungen in diesem Fall dreimal in Anspruch zu nehmen.
Sollten allerdings beide Ehegatten bei diesem Arbeitgeber beschäftigt sein, kann die Freigrenze für Aufmerksamkeiten i.H. von 60 € für Sachzuwendungen für das jeweilige Ereignis zweimal in Anspruch genommen werden.
Übersteigt der Wert der Sachzuwendung die Freigrenze von 60 €, ist die Zuwendung in vollem Umfang steuer- und beitragspflichtig (also nicht nur der übersteigende Betrag).
Beispiel 3: Wie Beispiel 1. Die Sekretärin erhält von ihrem Arbeitgeber zum Geburtstag im April 2023 einen Bildband über die USA im Wert von 80 €.
Die Sachzuwendung ist in vollem Umfang steuer- und beitragspflichtig, da der Wert der Sachzuwendung die Freigrenze von 60 € übersteigt. Die Sachzuwendung führt i.H. von 76,80 € zu steuer- und sozialversicherungspflichtigem Arbeitslohn (96% von 80 € = 76,80 €. Der Arbeitgeber ist aus dem Kauf des Bildbandes nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Gleichzeitig unterliegt die Sachzuwendung an den Arbeitnehmer nicht der Umsatzsteuer.
Bei der Freigrenze von 60 € handelt es sich nicht um einen Jahresbetrag, sondern um eine Regelung, die in Abhängigkeit von den Gegebenheiten u.U. mehrfach im Jahr oder gar mehrfach in einem Monat ausgeschöpft werden kann (z.B. Sachgeschenke zum Namenstag, Geburtstag, zur Verlobung oder zur Einschulung des Kindes).
Ist Steuerpflicht gegeben, ist der Gesamtwert des Geschenks als „sonstiger Bezug“ der Besteuerung zu unterwerfen. Es ist der objektive Wert maßgebend und nicht etwa der Wert, den der Beschenkte dem Geschenk beimisst; deshalb ist dieser objektive Wert auch dann anzusetzen, wenn der subjektive Wert geringer scheint, z.B., weil der Beschenkte für das Geschenk keine Verwendungsmöglichkeit hat oder weil es seinem persönlichen Geschmack nicht entspricht.
Allgemeine 50-€-Freigrenze für Sachbezüge
Neben der Freigrenze von 60 € für Aufmerksamkeiten aus besonderem persönlichen Anlass ist die für Sachbezüge ganz allgemein geltende monatliche 50-€-Freigrenze zu beachten. Hiernach kann der Arbeitgeber ohne jeden Anlass einmal im Monat Sachbezüge im Wert von 50 € (einschließlich Umsatzsteuer) zuwenden, z.B. einen Geschenkkorb oder einen Warengutschein. Die 60-€-Freigrenze für Aufmerksamkeiten aus besonderem Anlass und die 50-€-Freigrenze für Sachbezüge ohne besonderen Anlass können in einem Kalendermonat nebeneinander angewendet werden.
Beispiel 4: Die Arbeitnehmer der Firma A erhalten jeweils am ersten Werktag im Monat einen Benzingutschein, durch den die 50-€-Freigrenze für Sachbezüge nicht überschritten wird. Daneben erhält der Arbeitnehmer anlässlich seines runden Geburtstags im Juni 2023 zwei CDs im Wert von insgesamt 55 €.
Es handelt sich um eine steuer- und beitragsfreie Aufmerksamkeit, da der Wert der CDs 60 € nicht übersteigt. Unmaßgeblich ist, dass der Arbeitnehmer in diesem Monat auch einen Benzingutschein erhält, auf den die 50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge angewendet wurde.
Besteuerung der Aufmerksamkeiten bei Überschreiten der Freigrenze
Manchmal wird es erforderlich sein, ein höherwertiges Geschenk zu überreichen. Dann allerdings entfällt die Lohnsteuerfreiheit und mit ihr auch die Freiheit in der Sozialversicherung. Wenn der Arbeitgeber nicht möchte, dass der Arbeitnehmer diese Belastungen übernimmt, hat er verschiedene Möglichkeiten:
(1) Nettoübernahme durch den Arbeitgeber: Hier wird der Geschenkbruttobetrag im Lohn hochgerechnet und der Arbeitgeber übernimmt die anfallende Lohnsteuer sowie die eventuellen Sozialversicherungsbeiträge.
(2) Pauschal-Besteuerung nach § 37b EStG: Hier übernimmt der Arbeitgeber die Lohnsteuer i.H. von 30% zusätzlich des Solidaritätszuschlags und ggf. der Kirchensteuer. Allerdings fällt hier trotzdem die Sozialversicherung beim Arbeitnehmer an – also insgesamt eine nicht günstige Variante für den Beschenkten. Die pauschale Lohnbesteuerung ist aber nur zulässig für Geschenke bis zu einer Höhe von 10.000 € je Kalenderjahr und Person.
Hinweis: Beachtet werden sollte noch, dass immer einheitlich verfahren werden muss. Es müssen also alle Geschenke für Arbeitnehmer oder alle Geschenke für Geschäftsfreunde jeweils einheitlich pauschal versteuert werden (s. dazu noch nachfolgend).
Umsatzsteuerliche Behandlung
Umsatzsteuerbare Sachzuwendungen
Sachzuwendungen an den Arbeitnehmer für dessen privaten Bedarf sind grundsätzlich auch dann umsatzsteuerbar, wenn sie unentgeltlich sind.
In diesen Fällen muss eine entsprechende Bemessungsgrundlage ermittelt und die Anwendung der Freigrenzen geprüft werden.
Bei einer verbilligten Abgabe von Speisen und Getränken an das Personal findet dagegen die Mindestbemessungsgrundlage Anwendung (vgl. Beitrag zu den Kantinen und Verpflegungszuschüssen), Gleiches gilt für den Personalrabatt und die verbilligte Überlassung von Parkplätzen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die Besteuerung der unentgeltlichen Wertabgabe nicht durch die Vereinbarung von geringfügigen Entgelten umgangen werden kann bzw. für derartige Entgelte eine gleich hohe Besteuerung sichergestellt wird wie für die Entnahme.
Nicht unter die umsatzsteuerbaren Sachzuwendungen fallen unentgeltliche Leistungen an den Arbeitnehmer für Zwecke des Unternehmens. Das sind Zuwendungen, deren unternehmerischer Zweck so im Vordergrund steht, dass die Deckung des privaten Bedarfs des Arbeitnehmers dahinter zurücktritt. Das gilt z. B. bei der Überlassung von Arbeitsschutzkleidung.
60-€-Freigrenze für Aufmerksamkeiten
Aufmerksamkeiten sind von der Besteuerung ausgenommen. Hierunter fallen gelegentliche Sachzuwendungen aufgrund eines besonderen persönlichen Ereignisses bis zum Wert von 60 € (vgl. oben). Für überlassene Speisen, Getränke und Genussmittel gilt dieselbe Grenze.
Die unentgeltliche Abgabe von Getränken zählt zu den nicht steuerbaren Aufmerksamkeiten, wenn der Unternehmer seinen Arbeitnehmern diese Waren zum Verzehr im Betrieb überlässt. Wendet der Unternehmer seinen Arbeitnehmern oder deren Angehörigen diesen Sachwert dagegen zur freien Verfügung außerhalb des Betriebs zum sog. häuslichen Verzehr zu, so ist diese Sachzuwendung umsatzsteuerbar.
Hinweis: Besonderheiten gelten für die unentgeltliche Abgabe von sog. Haustrunk z.B. durch Brauereien an ihre Arbeitnehmer.
Geschenke von geringem Wert
Von der Besteuerung ausgenommen sind ferner Geschenke von geringem Wert. Nach den Verwaltungsrichtlinien liegen „Geschenke von geringem Wert“ vor, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der dem Empfänger im Kalenderjahr zugewendeten Gegenstände insgesamt 35 € (Nettobetrag ohne USt) nicht überschreiten.
Hinweis zum Vorsteuerabzug: Stand beim Erwerb die unentgeltliche Weitergabe als Aufmerksamkeiten an den Arbeitnehmer bereits fest, ist der Vorsteuerabzug bereits zu diesem Zeitpunkt unzulässig. Ausnahmen gelten für die Geschenke von geringem Wert (Freigrenze 35 €). Hierfür ist der Vorsteuerabzug uneingeschränkt zulässig.