Wohnraumüberlassung an Arbeitnehmer

Lohnsteuerliche Behandlung

Abgrenzung zwischen Wohnung und Unterkunft

Für lohnsteuerliche Zwecke wird danach differenziert, ob der Arbeitgeber eine Wohnung oder eine Unterkunft überlässt: 

• Eine Wohnung ist dadurch charakterisiert, dass in ihr ein selbständiger Haushalt geführt werden kann. Es muss sich dabei um eine geschlossene Einheit von Räumen handeln, in der mindestens eine Wasserversorgung und -entsorgung, eine mit einer Küche vergleichbare Kochgelegenheit sowie eine Toilette vorhanden sind. 
• Sofern dagegen Räume wie Küchen, Toiletten, Bäder oder auch Schlafräume von anderen Personen mitbenutzt werden können, handelt es sich um eine Unterkunft. Dazu gehören z.B. auch Baracken, Wohncontainer oder Wohnwagen. 

Überlassung einer Wohnung

Nach der Sachbezugsentgeltverordnung (SvEV) ist als Wert des Sachbezugs bei unentgeltlicher Überlassung einer Wohnung grundsätzlich der ortsübliche Mietpreis anzusetzen. Vom Arbeitnehmer gezahlte Beträge sind auf diesen Wert anzurechnen.

Der ortsübliche Mietpreis ergibt sich aus dem Mietspiegel, wobei hier der Wert am unteren Ende der Preisspanne verwendet werden kann. Nach der SvEV sind bei der Bestimmung des ortsüblichen Mietpreises auch die „sich aus der Lage der Wohnung zum Betrieb ergebenden Beeinträchtigungen“ zu berücksichtigen. 

Hinweis: Mietspiegel beziehen sich i.d.R. nur auf unmöblierte Wohnungen. Bei teil- oder vollmöblierten Wohnungen wird man den ortsüblichen Mietpreis z.B. über entsprechende Anpassungsrechnungen ermitteln müssen.

Bei einer verbilligten Wohnungsüberlassung unterbleibt gem. § 8 Abs. 2 Satz 12 EStG der Ansatz eines Sachbezugs, „soweit das vom Arbeitnehmer gezahlte Entgelt mindestens zwei Drittel des ortsüblichen Mietwerts und dieser nicht mehr als 25 € je Quadratmeter ohne umlagefähige Kosten im Sinne der Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten beträgt“. 

Sofern die Geschäftstätigkeit des Arbeitgebers in der Vermietung von Wohnungen besteht, kann der sog. Rabattfreibetrag gem. § 8 Abs. 3 EStG i.H. von 1.080 € jährlich in Anspruch genommen werden. Zur Ermittlung des geldwerten Vorteils ist die Miete, die ansonsten im allgemeinen Geschäftsverkehr verlangt würde, um 4% zu kürzen. 

Überlassung einer Unterkunft

Als Wert des Sachbezugs bei unentgeltlicher Überlassung einer Unterkunft ist der jeweils geltende amtliche Sachbezugswert gemäß der SvEV anzusetzen. Dieser beträgt in 2023 grundsätzlich monatlich 265 €. 

Bei einer Belegung der Unterkunft mit mehreren Personen, für Jugendliche und Auszubildende, bei Aufnahme des Beschäftigten in den Haushalt des Arbeitgebers sowie bei Gemeinschaftsunterkünften wird dieser Betrag um bestimmte Prozentanteile gekürzt.

Weitere Aspekte

Der geldwerte Vorteil aus der Wohnraumüberlassung kann nicht pauschal versteuert werden. Es ist jeweils eine individuelle Versteuerung nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen vorzunehmen.

Hinweis: Sofern die vom Arbeitgeber überlassene Wohnung oder Unterkunft im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung des Arbeitnehmers genutzt wird, besteht die Möglichkeit, den geldwerten Vorteil unter den Voraussetzungen von § 3 Nr. 13 bzw. Nr. 16 EStG als steuerfreien Werbungskostenersatz zu behandeln. 

Generell gilt, dass für Zwecke der Sozialversicherung grundsätzlich die lohnsteuerlichen Werte maßgeblich sind. 

Umsatzsteuerliche Behandlung

Allgemeines

Die Überlassung von Wohnraum an Arbeitnehmer stellt grundsätzlich einen steuerbaren Umsatz dar, weil sie sich im Rahmen eines Leistungsaustausches vollzieht (Wohnraum gegen Arbeitsleistung sowie ggf. eine Zuzahlung des Arbeitnehmers).

Für die Ermittlung der Bemessungsgrundlage dieses Umsatzes ist bei freier Wohnung oder Unterkunft grundsätzlich von den Werten der SvEV auszugehen (vgl. Abschn. 1.8 Abs. 9 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses, UStAE), d.h. entweder ist der ortsübliche Mietpreis oder der amtliche Sachbezugswert maßgeblich (s. Abschn. „Überlassung einer Wohnung“). Aus diesem Wert ist im Falle einer Steuerpflicht die Umsatzsteuer herauszurechnen, d.h. es handelt sich dann bei der Bemessungsgrundlage jeweils um Nettowerte.

Beispiel:
Sachbezugswert der Unterkunft = 265,00 € 
darin enthalten 7% USt = 17,33 €
Bemessungsgrundlage = 247,67 €

Leistet der Arbeitnehmer eine Zuzahlung, kommt es darauf an, ob diese höher ist als der Wert lt. SvEV oder niedriger. Maßgeblich ist dann der jeweils höhere Wert, aus dem dann im Falle einer Steuerpflicht die Steuer herauszurechnen ist. 

Steuerbefreiung und Auswirkung auf den Vorsteuerabzug

Grundsätzlich ist die Vermietung von Wohnraum gem. § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei, soweit die Räumlichkeiten nicht zur kurzfristigen Beherbergung von Fremden bereitgehalten werden. 

Die nicht kurzfristige, sondern dauerhafte Überlassung von Wohnraum an Arbeitnehmer ist steuerfrei, wobei die zeitliche Grenze nach Auffassung der Finanzverwaltung bei sechs Monaten liegt. Eine Überlassung für einen kürzeren Zeitraum ist daher als steuerpflichtig zu behandeln. Für die Anwendung der Grenze von sechs Monaten kommt es grundsätzlich nicht auf die tatsächliche Dauer der Überlassung an, sondern auf die Absichten des Vermieters. Der Vermieter sollte seine diesbezüglichen Absichten daher nachvollziehbar dokumentieren.

Eine Option zur Steuerpflicht ist bei der steuerfreien Vermietung von Wohnraum nicht möglich. 

Hinweis: Im Falle der Steuerbefreiung können die Vorsteuern für Eingangsleistungen, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der steuerfreien Vermietung stehen, nicht abgezogen werden. Das betrifft u.U. auch die Gebäudeherstellungskosten, also vergleichsweise hohe Beträge.