Beköstigung in Kantinen und Verpflegungszuschüsse
Lohnsteuerliche Behandlung
Wenn es um die lohnsteuerliche Erfassung von Mahlzeiten geht, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt gewährt, kommen in erster Linie die arbeitstäglichen Mahlzeiten (sog. Kantinenessen) in Betracht.
Hinweis: Bei der Lohnabrechnung müssen jedoch nicht nur die Mahlzeiten im Betrieb (sog. Kantinenessen) lohnsteuerlich beurteilt werden, sondern auch Mahlzeiten, die der Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung auf Veranlassung des Arbeitgebers erhält. Auch im Rahmen von Übernachtungen unter Übernahme des Frühstücks durch den Arbeitgeber kann eine Verpflegung des Arbeitnehmers vorliegen, die lohnsteuerlich beurteilt werden muss. Probleme bereiten in der Praxis auch die sog. Arbeitsessen und die Teilnahme des Arbeitnehmers an der Bewirtung von Geschäftsfreunden.
Arbeitstägliche Mahlzeiten im Betrieb
Der Vorteil, den ein Arbeitnehmer durch die Gewährung unentgeltlicher Mahlzeiten im Betrieb erhält, gehört i.H. des amtlichen Sachbezugswerts zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn.
Wird die Mahlzeit an den Arbeitnehmer nicht unentgeltlich, sondern verbilligt abgegeben, gehört die Differenz zwischen dem amtlichen Sachbezugswert und dem vom Arbeitnehmer gezahlten Entgelt (zu dem auch die Umsatzsteuer gehört) zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Da der Wert von arbeitstäglichen Mahlzeiten, die der Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt an die Arbeitnehmer im Betrieb abgibt, stets mit den amtlichen Sachbezugswerten zu bewerten ist, lässt sich bei einer Zuzahlung durch den Arbeitnehmer folgender Grundsatz aufstellen: Ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil entsteht bei der verbilligten Abgabe einer Mahlzeit in keinem Fall, wenn der Arbeitnehmer einen Essenspreis mindestens i.H. des amtlichen Sachbezugswerts bezahlt.
In der Sachbezugsverordnung wird festgelegt, wie der geldwerte Vorteil eines kostenlosen Essens für die Lohnsteuer bewertet wird (im Jahre 2023):
- Frühstück: 2,00 € je Kalendertag
- Mittag- und Abendessen: 3,80 € je Kalendertag
Gewährt der Arbeitgeber also seinen Arbeitnehmern unentgeltlich oder verbilligt einzelne Mahlzeiten, deren Werte die oben genannten amtlichen Sachbezugswerte übersteigen, fließt der übersteigende Betrag den Arbeitnehmern steuerfrei zu.
Beispiel: Eine Firma hat für ihre Führungskräfte ein Vorstandskasino eingerichtet. Der Wert der unentgeltlich abgegebenen Mahlzeiten (einschließlich der Getränke) beträgt 30 € je Mahlzeit. Lohnsteuerlich ist jedoch der Sachbezugswert für Mahlzeiten maßgebend, dies sind 3,80 €; der restliche geldwerte Vorteil i.H. von 26,20 € fließt den Arbeitnehmern steuerfrei zu. Der Arbeitgeber kann außerdem die Lohnsteuer pauschal mit 25% aus den Sachbezugswerten errechnen.
Verpflegungszuschüsse
Da sich durch die Ausgabe von Essensgutscheinen eine genaue wertmäßige Begrenzung durchführen lässt, kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer durch eine entsprechende Gestaltung der Abrechnung von Kantinenessen einen genau festgelegten steuerfreien Vorteil arbeitstäglich zuwenden.
Beispiel: Ein Arbeitgeber will seinen Arbeitnehmern arbeitstäglich ein um 2 € verbilligtes Mittagessen steuer- und beitragsfrei gewähren. Hierzu gibt der Arbeitgeber je Arbeitstag einen Essensgutschein im Wert von 5,80 € aus, für den der Arbeitnehmer aber nur 3,80 € (= amtlicher Sachbezugswert) bezahlen muss. Der Arbeitgeber zieht den Betrag von 3,80 € je Arbeitstag gleich bei der Lohnzahlung ab. Der Arbeitnehmer erhält in der Betriebskantine je Essensgutschein eine Mahlzeit im Wert von 5,80 €. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer somit einen Vorteil von arbeitstäglich 2 € steuer- und beitragsfrei zuwenden.
Anders verhält es sich, wenn der Arbeitgeber keine Kantine hat und stattdessen Zuschüsse für ein auswärtiges Essen gewähren möchte. Werden arbeitstägliche Mahlzeiten nicht vom Arbeitgeber selbst (z. B. in der Betriebskantine), sondern durch einen Dritten (z.B. durch eine Gaststätte in der Umgebung oder eine sonstige Einrichtung) abgegeben, gibt es für die steuer- und beitragsfreie Verbilligung eine betraglich festgelegte Obergrenze von 3,10 € arbeitstäglich.
Hier gilt ebenso die Sachbezugsverordnung mit einem Wert i.H. von 3,80 € im Jahr 2023. Der Arbeitgeber kann hier noch die 3,10 € (2023) steuerfrei hinzufügen und der Gutschein wäre dann 6,90 € wert. Zahlt der Arbeitnehmer hier keinen Eigenanteil bis zu 3,80 €, muss der Arbeitgeber (nur) diesen Anteil entweder in der Lohnabrechnung als voll beitragsfähigen Bruttolohn berücksichtigen oder die pauschale Versteuerung von 25% wählen.
Beispiel: Der Arbeitgeber hat mit der benachbarten Gaststätte eine Vereinbarung darüber geschlossen, dass seine Mitarbeiter mittags eine Mahlzeit für 6 € erhalten. Die Mitarbeiter müssen dafür nur 2,90 € bezahlen, die restlichen 3,10 € übernimmt der Arbeitgeber. Die Gaststätte rechnet dies am Monatsende entsprechend mit dem Arbeitgeber ab. Der Mitarbeiter isst an 20 Arbeitstagen im Monat in der Gaststätte zu Mittag. Der eigentliche Zuschuss des Arbeitgebers ist in diesem Fall nicht steuer- und beitragspflichtig, da er bei 3,10 € liegt – und damit genau dem steuerfreien Maximalbetrag entspricht. Somit gewährt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter im Monat einen Essenszuschuss von insgesamt 62 €. Da die Zuzahlung des Mitarbeiters von 2,90 € unter dem Sachbezugswert von 3,80 € liegt, muss allerdings die Differenz (0,90 €) versteuert werden. Der Arbeitgeber übernimmt die pauschale Versteuerung mit 25%, wodurch keine Sozialabgaben anfallen. Im Monat werden so 4,50 € an Lohnsteuer fällig (25% von 0,90 € = 0,225 €; 0,225 € x 20 Mahlzeiten = 4,50 €). Hinzu kommen auf den Betrag noch die pauschale Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag. Das führt zu einer Steuerbelastung von insgesamt 4,86 €. Der monatliche Gesamtaufwand des Arbeitgebers liegt also bei 66,86 €.
Zahlt der Arbeitnehmende den vollen Sachbezugswert von 3,80 € und schießt man als Arbeitgeber den steuerfreien Maximalbetrag i.H. von 3,10 € pro Mahlzeit zu, bleibt die Lohnerhöhung durch den Essenszuschuss für beide Seiten komplett lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Bei durchschnittlich 20 Arbeitstagen im Monat kommt das einer Gehaltserhöhung von netto 62 € im Monat oder 744 € im Jahr gleich. Dabei steigen die Lohnnebenkosten für Arbeitgeber nicht.
Selbst wenn das Unternehmen den Maximalbetrag von 6,90 € zuschießt und den Sachbezugswert mit 25% pauschal versteuert, fallen deutlich weniger Lohnnebenkosten an als bei einer klassischen Lohnerhöhung – und die Arbeitnehmer profitieren von kostenlosem Essen. Das ist ein sehr starkes Bindungsinstrument und kann ein wirkungsvolles Mittel im Kampf um begehrte Fachkräfte sein.
Sog. Restaurantschecks oder Essensmarken müssen allerdings täglich eingelöst werden und können nicht gesammelt werden.
Umsatzsteuerliche Behandlung der Kantinenverpflegung
Allgemeines
Sachzuwendungen in Form einer Kantinenverpflegung für die Arbeitnehmer sind auch dann steuerbar, wenn sie unentgeltlich sind, sofern die Leistungen aus unternehmerischen (betrieblichen) Gründen für den privaten, außerhalb des Dienstverhältnisses liegenden Bedarf des Arbeitnehmers ausgeführt werden. Nicht steuerbare Leistungen, die überwiegend durch das betriebliche Interesse des Arbeitgebers veranlasst sind, liegen hingegen vor, wenn betrieblich veranlasste Maßnahmen zwar auch die Befriedigung eines privaten Bedarfs der Arbeitnehmer zur Folge haben, diese Folge aber durch die mit den Maßnahmen angestrebten betrieblichen Zwecke überlagert wird. Dies gilt z.B. bei der Abgabe von Speisen anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes (Projektbearbeitung bis tief in die Nacht).
Eine zusammenfassende Übersicht der zu beachtenden Regelungen im UStAE enthält die Abb. 1.
Entgeltliche und unentgeltliche Kantinenverpflegung
Die umsatzsteuerliche Behandlung der Kantinenverpflegung richtet sich entsprechend im Kern danach, ob die Verpflegung an die Arbeitnehmer gegen Entgelt oder unentgeltlich ausgegeben wird. Ist sie unentgeltlich, kommt es wiederum darauf an, ob sie im betrieblichen Interesse ausgegeben wird oder nicht:
(1) Entgeltpflichtige Essensausgabe: Sofern der Arbeitgeber in einer selbst betriebenen Kantine vom Arbeitnehmer ein Entgelt bzw. Teilentgelt nimmt, ist dieses umsatzsteuerpflichtig. Insoweit ist unter den weiteren Voraussetzungen auch ein Vorsteuerabzug zulässig. Es wäre damit eine Aufteilung der Vorsteuerbeträge erforderlich. Der Aufteilungsmaßstab müsste im Wege einer sachgerechten Schätzung ermittelt werden.
Häufig betreibt der Arbeitgeber die Kantine aber nicht selbst, sondern er verpachtet sie an einen Gastronomen. Leistet der Arbeitgeber Zuschüsse an eine solche fremdbewirtschaftete Kantine, sollen diese Zuschüsse nach der Auffassung der Rechtsprechung kein Entgelt Dritter für die vom Gastronomen an die Arbeitnehmer ausgegebene Verpflegung darstellen. Der die Zuschüsse leistende Arbeitgeber soll vielmehr direkt Leistungen in Form der Kantinenbewirtschaftung von dem Gastronomen beziehen. Ein Vorsteuerabzug beim Arbeitgeber soll dennoch ausgeschlossen sein, da die Leistungen im Zusammenhang mit unentgeltlichen Wertabgaben an die Arbeitnehmer stünden. Der Arbeitgeber habe, so die Rechtsprechung, kein überwiegendes betriebliches Interesse an der Kantinenbewirtschaftung. Eine zusammenfassende Übersicht der zu beachtenden Regelungen im UStAE enthält die Abb. 2.
(2) Verpflegung ohne Entgelt: Sofern der Arbeitgeber in einer selbst betriebenen Kantine die Verpflegung ohne Entgelt an die Arbeitnehmer ausgibt, sind die Ausgangsumsätze nach Auffassung der Rechtsprechung i.d.R. als unentgeltlich zu bewerten. Entsprechend sind die Eingangsumsätze nicht vorsteuerabzugsberechtigt: Für die regelmäßige Abgabe von Mahlzeiten an die Arbeitnehmer durch Betriebskantinen bestehe – so die Rechtsprechung – kein überwiegend betriebliches Interesse. Der persönliche Vorteil, den die Arbeitnehmer aus der mit der Bewirtschaftung der Kantine verbundenen verbilligten Abgabe von Mahlzeiten ziehen, erscheine gegenüber den Bedürfnissen des Unternehmens nicht als untergeordnet. Daran könne auch nichts ändern, dass die Bewirtschaftung der Kantine anerkanntermaßen im unternehmerischen Interesse erfolgt und dem optimalen Ablauf des betrieblichen Leistungsprozesses dient. Denn es sei Sache des Arbeitnehmers, für seine Mahlzeiten zu sorgen. Die Abgabe von Mahlzeiten diene unter normalen Umständen dem privaten Bedarf der Arbeitnehmer.
Umsatzsteuerliche Behandlung der Verpflegungszuschüsse
Gewährt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Verpflegungszuschüsse in Form eines Restaurantschecks o.Ä., so ist dies ein nicht umsatzsteuerbarer Vorgang, da dies nicht im überwiegend betrieblichen Interesse erfolgt. Erst wenn der Arbeitnehmer den Scheck bei einem Gastronomen einlöst, liegt eine sonstige Leistung des Gastwirts an den Arbeitnehmer vor. Ein Umsatzgeschäft zwischen Arbeitgeber und Gastronom besteht nicht. Bemessungsgrundlage der sonstigen Leistung des Gastronomen an den Arbeitnehmer ist der von dem Arbeitnehmer an den Gastronomen gezahlte Essenspreis zuzüglich des ggf. gezahlten Arbeitgeberzuschusses (Entgelt von dritter Seite).
Im Ausnahmefall kann aber die eigenbewirtschaftete Kantine überwiegend betrieblich veranlasst sein. Aus den Kantinenzuschüssen wäre dann ein voller Vorsteuerabzug möglich. Das grundsätzliche betriebliche Interesse an der Kantinenbewirtschaftung ist unbestritten. Ein solches Kantinenangebot stellt einen Wettbewerbsvorteil bei der Suche nach qualifizierten Beschäftigten auf dem Arbeitsmarkt dar. Hinzu kommt, dass die Unternehmen i.d.R. mit einem vorgegebenen attraktiven Angebot an Speisen und nichtalkoholischen Getränken zu vorher fest vereinbarten, günstigen Preisen verhindern möchten, dass die Arbeitnehmer das Betriebsgelände verlassen und evtl. alkoholische Getränke zu sich nehmen. Ziel ist es auch, die Kommunikation im Unternehmen zu verbessern, indem die Arbeitnehmer bei der gemeinsamen Mittagsverpflegung zusammengebracht werden.
Beispiel zur Wertermittlung
Der Wert einer umsatzsteuerbaren Verpflegung in der selbst betriebenen Kantine bemisst sich wie folgt:
Preis der Mahlzeit: 3,50 €
Sachbezugswert: 3,80 €
Zahlung des Arbeitnehmers: 0,50 €
Steuerlicher Vorteil: 3,30 €
Die steuerliche Erfassung der Mahlzeit entfällt nur, wenn der Arbeitnehmer für jede Mahlzeit mindestens einen Preis i.H. des amtlichen Sachbezugswerts zahlt.
Hinweis: Erhalten Arbeitnehmer (insbesondere im Gaststättengewerbe) in der Kantine Mahlzeiten, die der Arbeitgeber hergestellt hat, ist der übliche, um 4% geminderte Endpreis der Mahlzeit am Abgabeort maßgebend.
Fazit: Ein Vorsteuerabzug kommt anteilig oder in voller Höhe nur bei Vorliegen gewisser Umstände des Einzelfalls in Frage, je nachdem wie weit die Kantinenbewirtschaftung betrieblich veranlasst ist.