Bewirtung aus betrieblichem Anlass

Begriffliche Grundlagen

Der Begriff Bewirtungskosten umfasst die Darreichung von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln sowohl an fremde Personen als auch an den bewirtenden Steuerpflichtigen selbst und dessen Arbeitnehmer. Zu den Bewirtungskosten zählen ebenfalls Aufwendungen, die üblicherweise in deren Gefolge vorkommen, wie z.B. Trinkgelder. 

Nicht als Bewirtungskosten (somit voller Abzug als Betriebsausgabe) zählen Aufmerksamkeiten, z.B. Getränke und Gebäck im Rahmen einer betrieblichen Besprechung oder im Rahmen eines Produktverkaufs, wie z.B. Hingabe von Brot bei Verköstigung während des Verkaufs von Brotaufstrichen. 

Bewirtungskosten bei Gewinneinkünften

Die steuerliche Abzugsfähigkeit von Betriebsausgaben hängt vom Anlass der Bewirtung und dem Bewirtungsort ab. 

Geschäftlicher Anlass

Eine geschäftliche Veranlassung ist dann anzuerkennen, wenn Personen (wie z.B. Kunden, Geschäftspartner, Stellenbewerber, Lieferanten sowie Vertreter und jeweils Begleitpersonen) bewirtet werden, zu denen geschäftliche Beziehungen bestehen oder aufgebaut werden sollen. Werden z.B. Besucher eines Betriebs im Rahmen einer Werksführung bewirtet, gilt dies als geschäftlich veranlasst.

Betrieblicher Anlass

Werden ausschließlich Arbeitnehmer bewirtet (zur Betriebsveranstaltung s. Artikel ab S. 16), ist der Hintergrund der Bewirtung zwar betrieblich, jedoch nicht geschäftlich veranlasst. Folglich sind die diesbezüglich anfallenden Aufwendungen mangels geschäftlicher Veranlassung in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig, also ohne den 30%-Abzug. 

Privater Anlass

Ist die Bewirtung seitens des Steuerpflichtigen privat veranlasst, d.h. begründet ein persönlicher Festtag (wie z.B. Geburtstag) die Bewirtung, so fallen diese Aufwendungen nicht unter den Begriff der Bewirtungsaufwendungen und zählen somit nicht zu den Betriebsausgaben. Hierbei handelt es sich um Kosten der privaten Lebensführung. 

Bewirtungsort 

Die Bewirtung in der betriebseigenen Kantine führt – auch bei vom regulären Kantinenangebot abweichendem speziell zubereiteten Essen – zur Beurteilung als Betriebsausgaben (s. dazu den gesonderten Artikel). Hingegen führen Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass in der Privatwohnung des Steuerpflichtigen regelmäßig zu Kosten der privaten Lebensführung und nicht zur Einordnung als Betriebsausgabe. 

Prüfschritte zum Abzug als Betriebsausgaben

Für die Frage des Betriebsausgabenabzugs empfehlen wir folgende Prüfschritte:

Prüfung der Angemessenheit

Zunächst ist zu prüfen, ob die Aufwendungen nach allgemeiner Verkehrsauffassung angemessen sind. Hier wurde gesetzlich keine betragsmäßige Obergrenze festgelegt – wobei 110 € p.P. in der Praxis nicht beanstandet werden. Weiter ist die Angemessenheit nach den jeweiligen Branchenverhältnissen zu beurteilen; als Indiz können hier der Gewinn, der Umsatz des Betriebs, die Bedeutung der Bewirtungsmaßnahme für den Geschäftserfolg oder der Wert des in Rede stehenden Auftrags herangezogen werden. 

Würde die Prüfung der Angemessenheit zum Ergebnis führen, dass die Bewirtungskosten unangemessen hoch sind, sind diese in einen angemessenen und einen unangemessenen Teil zu separieren, wobei der unangemessene Teil in voller Höhe als nicht abzugsfähige Betriebsausgabe zu behandeln ist.

Ordnungsgemäßer Nachweis

Dann ist zu prüfen, ob die Höhe und betriebliche Veranlassung der Aufwendungen der Bewirtung ordnungsgemäß nachgewiesen werden kann; nachgewiesen werden müssen z.B. Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen.

Für den Fall der Gaststätten-Bewirtung genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmer der Bewirtung sowie die Vorlage der vom Restaurant ausgestellten Rechnung. Diese muss zudem den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten, sofern der Gesamtbetrag der Rechnung (entspr. § 14 UStG) größer als 250 € ist. Auch muss das Nachweisdokument zur betrieblichen Veranlassung eigenhändig vom Steuerpflichtigen unterschrieben werden, so die Rechtsprechung. Hinsichtlich der Veranlassung der Bewirtung muss diese genau angegeben sein, nicht ausreichend wären Angaben wie z.B. Arbeitsgespräch oder Geschäftsessen.

Berechnung

Abzüglich der unangemessenen Aufwendungen sind die verbleibenden angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen zu 70% als Betriebsausgaben und zu 30% als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben (keine Einkommensminderung) zu berücksichtigen. Diese Abzugsbegrenzung ist u.U. auch anteilig für die Bewirtungsaufwendungen, die auf den Steuerpflichtigen oder dessen Arbeitnehmer entfallen, anzuwenden.

Umsatzsteuerliche Behandlung

Zur Bewirtung von Kunden bzw. Geschäftsfreunden bezieht der Unternehmer oftmals Leistungen anderer Unternehmer wie z.B. Getränkelieferanten. Unter den allgemeinen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs kann der leistungsempfangende Unternehmer Vorsteuerbeträge geltend machen, soweit diese auf Bewirtungskosten entfallen, die angemessen sind. Anders als im Ertragsteuerrecht (nur 70% Betriebsausgaben) kommt es dabei nicht zu einer prozentualen Vorsteuerkürzung, vielmehr kann die Vorsteuer hier zu 100% abgezogen werden. Jedoch dürfen Vorsteuerbeträge für unangemessene Bewirtungskosten (mangels unternehmerischer Veranlassung) nicht berücksichtigt werden. 

Hinweis: Ob fehlende ertragsteuerlich vorgeschriebene Nachweispflichten gleichzeitig zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen, ist in der Rechtsprechung nicht abschließend/einheitlich geklärt. Es empfiehlt sich daher, vorsorglich den Vorsteuerabzug an die ertragsteuerlich vorausgesetzten Nachweispflichten zu knüpfen. 

Bewirtung von Mitarbeitern

Nachfolgend wird isoliert die Bewirtung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber betrachtet. Dies ist der Fall, wenn ausschließlich der Arbeitnehmer, jedoch keine weiteren Personen, z.B. Kunden, bewirtet wird. Unterschieden wird in den folgenden Abschnitten, aus welchen Gründen der Arbeitnehmer bewirtet wird. 

Auswärtstätigkeit/doppelte Haushaltsführung

Bewirtungen von Arbeitnehmern bei Auswärtstätigkeiten oder doppelter Haushaltsführung sind übliche Beköstigung. Die Bewertung dieser „üblichen” Mahlzeit erfolgt über den amtlichen Sachbezugswert: Im Jahr 2023 sind dies 2,00 € (2022: 1,87 €) für ein Frühstück und 3,80 € (2022: 3,57 €) für ein Mittag- oder Abendessen. Als „üblich” wird eine Mahlzeit (inkl. Getränke) angesehen, wenn ihr Preis 60 € nicht übersteigt. Wird diese Grenze überschritten, ist der tatsächliche Preis als Arbeitslohn anzusetzen. Obiges gilt auch für Mahlzeiten, die auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten an den Arbeitnehmer abgegeben werden.

Allerdings dürfen übliche Mahlzeiten nicht als Arbeitslohn erfasst werden, sofern der Arbeitnehmer für die Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann, d.h. sofern er innerhalb der Dreimonatsfrist nachweislich mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist oder eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtung vorliegt. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist ist Bewirtung grundsätzlich als Arbeitslohn zu erfassen.

Der Arbeitnehmer kann für die ihm tatsächlich entstandenen Mehraufwendungen die Verpflegungspauschalen als Werbungskosten ansetzen bzw. in entsprechender Höhe einen steuerfreien Arbeitgeberersatz erhalten. Der Werbungskostenabzug wird jedoch tageweise gekürzt, wenn dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird (Kürzungsbeträge: 20% für ein Frühstück, 40% jeweils für Mittag- und Abendessen der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale). 

Im Inland würde dies für Auswärtstätigkeiten einer Kürzung der jeweiligen Verpflegungspauschale um 5,60 € pro Frühstück und 11,20 € jeweils pro Mittag- und Abendessen ausmachen.

Gesellschaftliche Veranstaltung

Bewirtungen bei z.B. einer Gebäudeeinweihung liegen im überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers, so dass kein geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer anzusetzen ist. 

Außergewöhnliche Arbeitseinsätze

Der in diesem Fall erlangte geldwerte Vorteil führt nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Voraussetzungen sind:

• Die Bewirtung findet während oder unmittelbar nach Beendigung des Arbeitseinsatzes statt,
• der Arbeitgeber hat ein überwiegend betriebliches Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs und
• der Wert der Speisen nebst Getränken liegt unter 60 €.

Beförderung, Geburtstag, etc.

Bei dieser Art Betriebsveranstaltungen liegt kein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor (Ausnahme: Aufwendung je teilnehmender Person übersteigt 110 € brutto; mehr dazu siehe im folgenden Beitrag).